Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité (la « politique de confidentialité ») est destinée à :

• nos collaborateurs potentiels, actuels et anciens ;
• nos fournisseurs potentiels qui sont des personnes physiques (comme les indépendants) ou les représentants ou personnes de contact de nos fournisseurs potentiels qui sont des personnes morales ; et
• les visiteurs de notre site web et les tiers qui suivent nos activités, tels que les analystes et les personnes qui se sont inscrites à nos bulletins d’information.

Cette politique ne s’applique pas aux informations traitées sur les entités juridiques.

Vous recevez cette politique de confidentialité parce que Vitaminalia BV traite des informations vous concernant qui comprennent des « données personnelles » et Vitaminalia BV s’engage à protéger vos données personnelles et votre vie privée.

Vitaminalia BV est responsable du traitement de vos données à caractère personnel, car Vitaminalia BV décide de la raison et de la manière dont ces données sont traitées et agit donc en tant que « responsable du traitement ». Dans la présente politique de confidentialité, les termes « nous », « notre », « nos » et « notre » font référence à Vitaminalia BV.

À partir du 25 mai 2018, conformément au règlement général sur la protection des données (le « RGPD »), Vitaminalia BV est soumise et se conformera aux règles révisées en matière de protection des données dans l’Union européenne et cette politique de confidentialité est en vigueur.

Suite à notre engagement de protéger vos données personnelles, nous souhaitons vous informer et vous expliquer ouvertement :

• pourquoi et comment Vitaminalia BV recueille, utilise et conserve vos données personnelles ; et
• Quels sont vos droits et nos obligations en ce qui concerne ce traitement.

1. Quelles sont les données personnelles que nous collectons ?

Nous collectons des données d’identification de base sur toutes les personnes physiques avec lesquelles nous sommes en contact, telles que votre nom, votre titre, votre fonction, le nom de votre entreprise, votre adresse électronique et/ou postale et votre numéro de téléphone fixe et/ou mobile.

Ces informations peuvent nous être fournies directement par vous, nous être communiquées par l’entité juridique pour laquelle vous travaillez (par exemple, si vous êtes la personne de contact que votre employeur a désignée pour gérer les relations avec Vitaminalia BV), nous être fournies par l’un de nos prestataires de services (tels que les institutions financières ou les agences de recrutement) ou être obtenues à partir de sources accessibles au public (telles que les profils sur les médias sociaux).

1. Membres potentiels, actuels et anciens du personnel

En ce qui concerne les employés potentiels, actuels et anciens, nous pouvons également collecter les informations suivantes :

• des données d’identification supplémentaires (telles que la date et le lieu de naissance, la nationalité, le numéro de la carte d’identité ou du passeport et une copie de la carte d’identité, la personne à contacter en cas d’urgence) ;
• des informations sur la famille (telles que l’état civil, le nombre et la date de naissance des enfants, la composition de la famille et la situation professionnelle du partenaire) ;
• les données relatives à votre formation et à votre expérience (telles que l’historique de votre travail et de votre formation, d’autres informations contenues dans les CV, les qualifications professionnelles et l’expérience) ;
• d’autres données dans le cadre de votre recrutement (telles que les informations communiquées lors de l’entretien, un texte manuscrit pour l’évaluation de la personnalité basée sur votre écriture, les notes et commentaires faits au cours du processus de recrutement) ;
• des données relatives à votre poste (telles que l’intitulé du poste et le numéro d’employé, le supérieur hiérarchique direct et les subordonnés, la date de recrutement / de promotion / de changement de poste, les modalités d’emploi, les évaluations des performances, les compétences linguistiques) ;
• les données relatives à votre rémunération (telles que le niveau et le montant du salaire, le nombre d’années d’expérience, les primes, les actions, les options, les données relatives aux dépenses, les assurances et autres avantages, les droits à pension et les informations sur votre compte bancaire) ;
• les données relatives à la sécurité sociale (telles que votre statut fiscal et de sécurité sociale, les informations relatives à l’assurance, l’invalidité, les informations relatives à l’assiduité, y compris les périodes de maladie ou les interruptions de carrière) ;
• les données d’identification électronique (telles que les noms d’utilisateur, les mots de passe, l’adresse IP, le numéro de badge, les données relatives à l’utilisation des outils informatiques, les identifiants en ligne et les cookies, l’adresse électronique professionnelle de Vitaminalia BV et le code unique qui identifie le compte de dépenses de chaque employé, les enregistrements audio ou visuels tels que ceux des caméras de surveillance ou les messages vocaux) ;
• les informations nécessaires à l’établissement des listes d’initiés requises par la loi belge (selon le modèle préparé par la FSMA) ;
• votre photo ; et
• plus généralement, des informations sur les activités que vous exercez dans le cadre de votre travail chez Vitaminalia BV.

2. (Représentants des) fournisseurs

En outre, nous pouvons également recueillir les informations suivantes sur les (représentants des) fournisseurs :

• les données d’identification électronique lorsqu’elles sont nécessaires pour fournir des produits ou des services à notre entreprise (tels que les noms d’utilisateur, les droits d’accès, les mots de passe, le numéro de badge, l’adresse IP, les identifiants en ligne et les cookies, les journaux, les temps d’accès et de connexion, les enregistrements d’images ou de sons tels que les photographies pour les badges, les images provenant de caméras de surveillance ou les messages vocaux) ; et
• pour les personnes physiques agissant en tant que fournisseurs ou prestataires de services : des informations financières (telles que les détails des comptes bancaires, les factures) et des informations sur le contrat (telles que le type d’accord, les parties et la durée).

3. Les visiteurs de notre site web et les tiers qui suivent nos activités, tels que les analystes et les personnes qui se sont inscrites à nos bulletins d’information.

En outre, nous pouvons également recueillir les informations suivantes sur les visiteurs de notre site web et les tiers qui suivent nos activités, tels que les analystes et les personnes qui se sont inscrites à nos bulletins d’information :

• les données d’identification électronique (telles que les champs de l’en-tête http, l’adresse IP, les données d’identification du navigateur, les informations de localisation du matériel et du logiciel, si elles sont disponibles) ;
• des informations sur votre navigateur et votre appareil (comme le fournisseur d’accès à Internet, le type et la version de votre navigateur, le système d’exploitation et la plate-forme, la résolution de l’écran, le fabricant et le modèle de votre appareil) ;
• les informations que vous fournissez lorsque vous vous inscrivez à une ou plusieurs lettres d’information (telles que votre adresse, votre profil et votre intérêt pour une ou plusieurs lettres d’information) ;
• les données collectées via les cookies, le code du site web et les balises web de l’expéditeur de nos lettres d’information (telles que les préférences linguistiques et les données d’utilisation du site web, telles que les pages que vous avez consultées, l’ordre dans lequel vous les avez consultées et la durée de la consultation) ; et
• pour les analystes qui suivent notre entreprise, leurs estimations et toutes les opinions, prévisions ou prédictions qui s’y rapportent.

Dans la mesure où la loi le permet ou l’exige, nous pouvons également traiter des données sensibles, telles que l’appartenance à un syndicat ou des informations sur la santé. Vitaminalia BV ne le fait que lorsque cela est strictement nécessaire pour atteindre les objectifs mentionnés à la section 4 ci-dessous ou pour se conformer à une obligation légale et, le cas échéant, à condition d’avoir obtenu votre consentement préalable à cet effet. Dans ce cas, les données ne seront consultées et traitées que sous la responsabilité d’un représentant de Vitaminalia BV soumis à une obligation de confidentialité.

Lorsque des données personnelles sont collectées (par exemple dans des formulaires), nous indiquons toujours si leur fourniture est obligatoire (par exemple au moyen d’un astérisque) et les conséquences d’un refus de fournir les données demandées.

Nous pouvons également collecter votre numéro d’enregistrement national ou votre numéro d’identification national, mais nous ne traitons ces données que si la loi l’exige.

2. Quand collectons-nous des données à caractère personnel ?

Vitaminalia BV recueille des données personnelles :

• lorsque des personnes physiques postulent à un emploi dans une entité de Vitaminalia BV ;
• lorsque les employés sont en contact avec Vitaminalia BV, les membres de son personnel, ses installations informatiques et autres systèmes ;
• Lorsque Vitaminalia BV est en contact avec d’anciens employés ;
• lorsque Vitaminalia BV est en contact avec (les représentants de) nos fournisseurs actuels/potentiels ;
• lorsque des personnes physiques visitent notre site web ou s’inscrivent à nos bulletins d’information ; et
• lorsque nous recevons des questions de la part des analystes.

3. Sur quelle base juridique et à quelles fins traitons-nous les données à caractère personnel ?
   1. Base juridique du traitement

Nous ne pouvons pas traiter les données à caractère personnel si nous ne disposons pas d’une base juridique valable pour le faire. Par conséquent, nous ne traitons les données à caractère personnel que si :

• nous avons obtenu votre consentement préalable à cet effet ;
• le traitement est nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles à votre égard ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat ;
• le traitement est nécessaire pour se conformer à nos obligations légales ou réglementaires ;
• le traitement est nécessaire à la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou des intérêts vitaux d’une autre personne physique ; ou
• le traitement est nécessaire à l’intérêt légitime de Vitaminalia BV et vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux ne sont pas supplantés.

Notez que lorsque nous traitons vos données à caractère personnel en vertu de cette dernière base juridique, nous nous efforçons toujours de trouver un équilibre entre notre intérêt légitime et votre vie privée. Voici quelques exemples d'”intérêts légitimes” :

• de bénéficier de services rentables (par exemple, nous pouvons choisir d’utiliser certaines plates-formes de fournisseurs) ;
• pour prévenir la fraude ou les activités criminelles et pour protéger la sécurité de nos systèmes informatiques, de notre architecture et de nos réseaux ; et
• pour atteindre nos objectifs en matière de responsabilité sociale des entreprises.

1. Finalités du traitement

Nous traitons toujours vos données à caractère personnel dans un but précis et nous ne traitons que les données à caractère personnel pertinentes pour atteindre ce but. En particulier, nous traitons les données à caractère personnel pour l’une des finalités suivantes :

• Membres potentiels, actuels et anciens du personnel

Nous traitons les données à caractère personnel des membres du personnel potentiels, actuels et anciens dans le but de :

• les activités de recrutement ;
• l’administration du personnel (y compris l’organisation du travail, la gestion des tâches, des avantages, des dépenses et des absences, la vérification des carrières et des antécédents, la compilation et la mise à jour des listes de salariés et l’organisation des voyages) ;
• l’administration des salaires (y compris la gestion des salaires et autres avantages contractuels, la révision des salaires et des échelles salariales, les autres rémunérations telles que les options sur actions, les attributions d’actions et les primes, les pensions et les plans d’épargne, les avantages pour les membres de la famille et les frais professionnels) ;
• les examens des performances (tels que les évaluations, les promotions, la planification des carrières et de la succession, les ressources humaines et la gestion des talents) ;
• contrôler les activités des employés sur le lieu de travail, y compris le respect des politiques et des règles applicables en matière de santé et de sécurité ;
• les actions disciplinaires et les plaintes internes relatives à la violence, aux brimades au travail ou à un comportement (sexuel) indésirable ;
• les réponses aux demandes officielles d’une autorité gouvernementale ou judiciaire appropriée ; et
• le respect de la législation et de la réglementation et l’établissement de rapports (par exemple, le respect de nos documents d’orientation et des exigences légales, la retenue de l’impôt à la source et des primes d’assurance, la gestion des cas présumés de mauvaise conduite ou de fraude, la réalisation d’audits et la défense dans les affaires judiciaires) ;
• la continuité des opérations commerciales ;
• les fusions et acquisitions impliquant notre société ; et
• toute autre fin imposée par la loi ou une autorité gouvernementale.

1. (Représentants des) fournisseurs
   • l’exécution de tâches visant à préparer ou à exécuter des contrats ;
   • le suivi des activités dans nos installations, y compris le respect des politiques et des réglementations applicables en matière de santé et de sécurité ;
   • la gestion de nos actifs informatiques, y compris la gestion de l’infrastructure et la continuité des activités ; et
   • la facturation.

• Les visiteurs de notre site web et les tiers qui suivent nos activités, tels que les analystes et les personnes qui se sont inscrites à nos bulletins d’information.

Nous traitons les données personnelles des visiteurs du site Internet de Vitaminalia BV et de tous les tiers qui suivent nos activités, tels que les analystes et les personnes qui se sont inscrites à nos bulletins d’information, afin de.. :

• gérer et améliorer notre site web (notamment pour identifier les problèmes de serveur, optimiser le trafic et intégrer et optimiser les pages web le cas échéant) ;
• mesurer l’utilisation de notre site web (y compris en compilant des statistiques sur le trafic ou en recueillant des informations sur le comportement des visiteurs et les pages qu’ils visitent) ;
• améliorer et personnaliser votre expérience et mieux adapter le contenu du site web à vos besoins (y compris en mémorisant vos sélections et préférences à l’aide de cookies) ;
• Envoyer périodiquement des bulletins d’information et des courriels promotionnels sur notre portefeuille et des informations susceptibles de vous intéresser ou d’intéresser votre entreprise en utilisant l’adresse électronique que vous nous avez fournie (si vous choisissez de le faire) ;
• analyser le succès des campagnes de courrier électronique et améliorer l’envoi de courriers électroniques afin de mieux communiquer avec nos abonnés ;
• détecter et prévenir la fraude, les infractions et autres abus potentiels de notre site web ; et
• communiquer les estimations des analystes à des tiers sur le site web de Vitaminalia BV.

1. Général

Outre les objectifs spécifiques susmentionnés, nous traitons également toutes les données à caractère personnel collectées pour les objectifs généraux suivants :

• Pour conserver vos coordonnées (cartes de visite, par exemple) ;
• gérer et organiser les relations entre Vitaminalia BV et ses parties prenantes ;
• gérer nos ressources informatiques, y compris la gestion de l’infrastructure et la continuité des activités ;
• sauvegarder les intérêts économiques de l’entreprise et garantir le respect des lois, des réglementations et des obligations de déclaration (telles que le respect de nos documents de politique générale et des exigences légales, la retenue des impôts et taxes, la gestion des cas présumés d’inconduite ou de fraude, la réalisation d’audits et la défense dans les affaires judiciaires) ;
• respecter toutes les obligations légales imposées dans le cadre des activités de Vitaminalia BV ;
• pour répondre aux questions officielles de toute autorité gouvernementale ou judiciaire habilitée à le faire ;
• à des fins d’archivage et de conservation ; et
• gérer les fusions et acquisitions impliquant notre entreprise.

4. Comment protégeons-nous les données personnelles ?

Nous avons pris des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles. Ces mesures prennent en compte

• l’état de l’art ;
• les coûts de mise en œuvre ;
• la nature des données ;
• et le risque de transformation.

Elles visent à protéger vos données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, la divulgation ou l’accès illicite et d’autres formes de traitement non autorisées.

En outre, lorsque nous traitons vos données à caractère personnel, nous veillons à ce que

• nous ne collectons et ne traitons que des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire aux fins susmentionnées ; et
• maintenir vos données personnelles à jour et exactes.

À cette fin, nous pouvons vous demander de confirmer les données personnelles que nous détenons à votre sujet. Vous êtes également invité à nous informer spontanément de tout changement de votre situation personnelle afin que nous puissions mettre à jour vos données personnelles.

5. Qui a accès aux données personnelles et avec qui sont-elles partagées ?
   1. Transfert à des tiers

Nous pouvons transférer des données personnelles à des tiers extérieurs à Vitaminalia BV ou leur donner accès à ces données aux fins énoncées dans la section 3.2 ci-dessus, dans la mesure où ils ont besoin de ces données ou de cet accès pour mener à bien les missions qu’ils ont reçues de notre part. Ces tiers comprennent :

• les tiers qui traitent des données à caractère personnel, tels que notre gestionnaire de paie, nos fournisseurs de systèmes (informatiques), les concepteurs et hébergeurs de sites web, les fournisseurs de services de paiement, les banques, les compagnies d’assurance et les fonds de pension, les autorités de sécurité sociale et le secrétariat social, les organisateurs d’événements (par exemple, pour les assemblées générales), les fournisseurs de services de messagerie électronique, les fournisseurs de bases de données et de services en nuage, ainsi que les consultants ;
• tout tiers à qui nous transférons ou cédons une partie de nos droits ou obligations en vertu de tout accord pertinent ;
• nos conseillers et avocats externes dans le cadre de la vente ou du transfert d’une partie de notre entreprise ou de ses actifs ; et
• tout organisme national et/ou international de réglementation, d’application ou d’échange, ou tout tribunal, lorsque la législation ou la réglementation applicable nous y oblige ou qu’ils le demandent.

Conformément au droit applicable, les tiers susmentionnés sont contractuellement tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel.

1. Transfert en dehors de l’Espace économique européen

Les données personnelles transférées par Vitaminalia BV peuvent également être traitées dans un pays situé en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »), qui comprend les États membres de l’UE, l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège. Les pays n’appartenant pas à l’EEE peuvent ne pas offrir le même niveau de protection des données personnelles que les pays de l’EEE. Par conséquent, si vos données à caractère personnel sont transférées en dehors de l’EEE, nous mettrons en place des garanties appropriées pour veiller à ce que ce transfert soit effectué conformément aux règles applicables en matière de protection des données. Vous pouvez obtenir plus d’informations à ce sujet ainsi qu’une copie des garanties en question en exerçant vos droits, comme indiqué ci-dessous.

6. Comment utilisons-nous les cookies et autres technologies similaires sur nos sites web ?

Un cookie est un fichier texte qui peut être stocké sur votre appareil lorsque vous visitez notre site web. Il contient des informations qui sont collectées sur votre appareil et envoyées au site web lors de chaque visite ultérieure afin de se souvenir de vos actions et de vos préférences.

Vitaminalia BV utilise des cookies pour mémoriser vos préférences linguistiques et vous faciliter l’utilisation du site web. Elle utilise également Google Analytics pour gérer le site web (entre autres, pour mesurer l’utilisation du site web et compiler des statistiques) et pour personnaliser et améliorer le site web.

Notez que vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur pour qu’il vous avertisse lorsque vous recevez des cookies. Si vous ne souhaitez pas recevoir de cookies, vous pouvez également les désactiver complètement en activant le paramètre correspondant de votre navigateur. Notez que si vous décidez de rejeter tous les cookies, il se peut que certaines parties du site web ne vous soient pas accessibles ou ne fonctionnent pas correctement. Enfin, vous pouvez également supprimer les cookies déjà stockés.

Vous trouverez de plus amples informations sur la gestion des cookies sur votre appareil dans la fonction d’aide de votre navigateur ou à l’adresse https://www.aboutcookies.org, qui contient de nombreuses informations sur la manière de modifier les paramètres d’un grand nombre de navigateurs (lien externe).

7. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel elles ont été collectées ou pour nous conformer à toute exigence légale, réglementaire ou interne.

Nous conservons les données des candidats collectées à des fins de recrutement pendant une période maximale de deux ans. Les données des employés sont conservées aussi longtemps qu’ils sont employés par l’entreprise, à moins que des exigences légales ou réglementaires n’imposent une période de conservation plus longue ou plus courte.

Les données relatives aux contrats seront conservées aussi longtemps que durera votre contrat (ou le contrat de votre entreprise) avec nous, plus la période d’expiration des droits légaux découlant du contrat, à moins que des exigences légales ou réglementaires n’imposent une période de conservation plus longue ou plus courte.

Les données à caractère personnel collectées et traitées dans le cadre d’un litige seront supprimées (i) dès qu’un règlement à l’amiable aura été trouvé, (ii) dès qu’un jugement définitif aura été rendu ou (iii) lorsque la réclamation sera prescrite.

À l’expiration des périodes de conservation susmentionnées, vos données à caractère personnel seront supprimées de nos systèmes.

Toutefois, si une personne souhaite que ses données à caractère personnel soient supprimées de nos bases de données, elle peut présenter une demande à cet effet, comme indiqué à la section 8, que nous évaluerons comme indiqué ci-dessous.

8. Quels sont vos droits et comment les exercer ?
   1. Vos droits

Vous avez le droit d’accéder aux données personnelles que Vitaminalia BV traite à votre sujet conformément à la présente politique. Si vous estimez que les données que nous détenons à votre sujet sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez également demander à ce qu’elles soient corrigées. Vitaminalia BV corrigera ces données dans les meilleurs délais.

Vous avez également le droit de :

• demander la suppression de vos données personnelles ;
• demander la limitation du traitement de vos données personnelles ;
• retirer votre consentement lorsque Vitaminalia BV a obtenu votre consentement au traitement des données à caractère personnel (sans que ce retrait n’affecte la légalité du traitement avant le retrait) ;
• s’opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct ; ou
• s’opposer au traitement de vos données personnelles à d’autres fins dans certains cas où Vitaminalia BV traite vos données personnelles sur une base juridique autre que votre consentement.

Vitaminalia BV évaluera et mettra en œuvre ces demandes, retraits ou objections conformément aux règles applicables en matière de protection des données.

En outre, vous avez également le droit à la portabilité des données. Il s’agit du droit d’obtenir les données personnelles que vous avez fournies à Vitaminalia BV dans un format structuré, commun et lisible par machine, et de demander que ces données personnelles soient transmises à un tiers, sans que Vitaminalia BV n’intervienne et à condition que votre propre devoir de confidentialité soit respecté.

1. Exercer vos droits

Si vous avez des questions ou souhaitez exercer les droits susmentionnés, veuillez envoyer un courriel à info@vitaminalia.be ou une lettre à l’attention de Vitaminalia BV, Broekstraat 78a, 9220 Hamme, avec un scan de votre carte d’identité à des fins d’identification, étant entendu que nous n’utiliserons ces données que pour vérifier votre identité et que nous ne conserverons pas le scan une fois la vérification terminée. Lorsque vous nous fournissez un tel scan, veillez à ce que votre photo et votre numéro d’immatriculation national ou un numéro similaire soient méconnaissables sur le scan.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données personnelles, veuillez envoyer un courriel à info@vitaminalia.be ou une lettre à l’attention de Vitaminalia BV, Broekstraat 78a, 9220 Hamme, et nous examinerons votre plainte.

Outre les droits susmentionnés, vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès des autorités compétentes en matière de protection des données.

9. Ajustements à cette politique

Cette politique est susceptible d’être modifiée. Toute modification ou extension future du traitement des données à caractère personnel tel que décrit dans la présente politique et qui vous concerne vous sera communiquée par le biais d’un canal approprié en fonction de la manière dont nous communiquons habituellement avec vous.

(1) Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données ou “RGPD”).